logo-colorCreated with Sketch.
logo-colorCreated with Sketch.

THÔNG BÁO QUYỀN RIÊNG TƯ VÀ VĂN BẢN CHẤP THUẬN XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN (DÀNH CHO ỨNG VIÊN)

(Ngày ban hành / có hiệu lực: 01/07/2026, thay thế phiên bản cập nhật 05/2024)

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUSTING SOCIAL, địa chỉ tại Tầng 8, Toà nhà Havanna, 132 Hàm Nghi, Phường Bến Thành, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam, mã số thuế 0106957913; và CÔNG TY TNHH TRUST IQ, địa chỉ tại Tầng 4, Tòa nhà Havanna, 132 Hàm Nghi, Phường Bến Thành, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam, mã số thuế 0313916390, (mỗi công ty nêu trên, cùng các chi nhánh, công ty con, công ty liên kết và công ty mẹ của mình, được gọi chung là "Công Ty", "chúng tôi"):

Căn cứ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025, cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thi hành tại từng thời điểm ("Pháp Luật BVDLCN") và các quy định pháp luật có liên quan;

Để phục vụ hoạt động tuyển dụng, đánh giá và tương tác với ứng viên, Công Ty, với tư cách là Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân (và Bên Kiểm soát và Xử lý dữ liệu cá nhân trong trường hợp áp dụng, như định nghĩa tại Pháp Luật BVDLCN), thông qua Thông báo này ("Thông Báo") thông báo cho ứng viên ("Ứng Viên", "bạn") về việc thu thập, sử dụng, xử lý, lưu trữ và chuyển giao Dữ Liệu Cá Nhân của Ứng Viên và của bên thứ ba mà Ứng Viên cung cấp, cùng các quyền và nghĩa vụ liên quan.

"Ứng Viên" là người nộp đơn xin việc hoặc ứng tuyển vào các vị trí theo quan hệ lao động, quan hệ đối tác hoặc công việc thời vụ, có liên quan đến quy trình tuyển dụng của Công Ty.

Khi cung cấp Dữ Liệu Cá Nhân của người liên quan (người tham chiếu, người liên hệ khẩn cấp, người thân…), Ứng Viên khẳng định và bảo đảm đã thông báo và có được sự đồng ý hợp lệ của những người đó, và có đầy đủ quyền hành động thay mặt họ. Công Ty không có nghĩa vụ kiểm tra tính chính xác, hợp pháp của việc ủy quyền, chấp thuận này.

Bằng việc xác nhận điện tử theo Điều 9, hoặc bằng việc chia sẻ Dữ Liệu Cá Nhân với Công Ty, Ứng Viên xác nhận đã đọc hiểu, đồng ý và chấp nhận các nội dung tại Thông Báo này.

Điều 1. Mục đích xử lý Dữ Liệu Cá Nhân

Công Ty xử lý Dữ Liệu Cá Nhân của Ứng Viên cho các mục đích sau ("Mục Đích"):

  • Kiểm tra, đánh giá kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm và mức độ phù hợp của Ứng Viên với cơ hội nghề nghiệp tại Công Ty; bảo đảm quy trình tuyển dụng công bằng, minh bạch;
  • Trao đổi, liên hệ về đơn ứng tuyển, lịch phỏng vấn và tiến độ, kết quả tuyển dụng;
  • Xác minh danh tính và tính chính xác của thông tin; thực hiện kiểm tra tham chiếu (reference check) và kiểm tra lý lịch (background check) trong phạm vi pháp luật cho phép, khi cần thiết;
  • Cân nhắc Ứng Viên cho các vị trí hiện tại hoặc tương lai; phân tích, cải thiện quy trình tuyển dụng;
  • Trường hợp Ứng Viên trúng tuyển: chuyển Dữ Liệu Cá Nhân vào hồ sơ nhân sự và thực hiện các thủ tục hành chính, nhân sự liên quan đến việc gia nhập Công Ty;
  • Phát hiện, ngăn chặn, xử lý gian lận, vấn đề bảo mật hoặc kỹ thuật;
  • Tìm kiếm tư vấn chuyên môn (bao gồm tư vấn pháp lý); thực hiện, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Công Ty; giải quyết khiếu nại, tranh chấp;
  • Thực hiện nghĩa vụ pháp lý, thủ tục với cơ quan nhà nước có thẩm quyền và các mục đích tuân thủ pháp luật khác.

Điều 2. Loại Dữ Liệu Cá Nhân được xử lý

2.1. Tùy Mục Đích tại Điều 1, Công Ty có thể thu thập, xử lý các dữ liệu gắn liền với Ứng Viên hoặc cá nhân liên quan, bao gồm ("Dữ Liệu Cá Nhân"): họ, tên đệm và tên, các tên gọi khác; giới tính; quốc tịch; ngày tháng năm sinh; địa chỉ liên hệ, nơi ở; số điện thoại, địa chỉ email; hình ảnh cá nhân (ảnh chụp); trình độ học vấn, bằng cấp, chứng chỉ hành nghề; kinh nghiệm, quá trình làm việc, kỹ năng, thành tích; lịch sử lương, mức lương mong muốn; số định danh cá nhân/CCCD, số hộ chiếu (nếu Ứng Viên cung cấp); định danh trực tuyến công khai do Ứng Viên cung cấp (ví dụ đường dẫn hồ sơ LinkedIn, tài khoản GitHub công khai), trong đó Công Ty chỉ thu thập định danh, đường dẫn công khai, không thu thập mật khẩu hoặc thông tin đăng nhập; thông tin người tham chiếu do Ứng Viên cung cấp; và các thông tin khác Ứng Viên tự nguyện cung cấp trong quá trình ứng tuyển.

2.2. Trong phạm vi hoạt động tuyển dụng theo Thông Báo này, Công Ty không yêu cầu và không xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm của Ứng Viên. Trường hợp Ứng Viên trúng tuyển, việc xử lý Dữ Liệu Cá Nhân (bao gồm dữ liệu cá nhân nhạy cảm, nếu có) sau thời điểm tiếp nhận được điều chỉnh bởi Thông báo quyền riêng tư và văn bản chấp thuận xử lý dữ liệu cá nhân dành cho người lao động.

Điều 3. Nguồn thu thập Dữ Liệu Cá Nhân

3.1. Trực tiếp từ Ứng Viên, ví dụ khi Ứng Viên: ứng tuyển qua trang tuyển dụng của Công Ty, nền tảng tuyển dụng của bên thứ ba (ví dụ LinkedIn, ITViec) hoặc kênh khác; thực hiện quy trình tuyển dụng; liên hệ với Công Ty về đơn ứng tuyển.

3.2. Từ nguồn khác: nhân sự Công Ty giới thiệu (referral); bên thứ ba cung cấp dịch vụ tuyển dụng; cơ sở giáo dục, nhà tuyển dụng trước, người tham chiếu (để xác minh thông tin do Ứng Viên cung cấp); và nguồn công khai mà Ứng Viên đã đăng tải thông tin (ví dụ LinkedIn).

3.3. Công Ty chỉ giữ lại Dữ Liệu Cá Nhân cần thiết và phù hợp với các Mục Đích.

Điều 4. Hoạt động xử lý Dữ Liệu Cá Nhân

4.1. Để thực hiện các Mục Đích tại Điều 1, Công Ty có thể: thu thập; phân tích, đối chiếu, tổng hợp; lưu trữ trên hệ thống tại chỗ và trên hạ tầng, hệ thống của Bên Xử lý (bao gồm hệ thống/nền tảng quản lý tuyển dụng do Công Ty sử dụng, ví dụ Trakstar, và hạ tầng điện toán đám mây của bên thứ ba); truyền, chia sẻ cho các bên tại Điều 5; xóa, hủy.

4.2. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài. Dữ Liệu Cá Nhân có thể được lưu trữ, xử lý bởi Bên Xử lý hoặc trên hạ tầng có địa điểm/máy chủ ngoài lãnh thổ Việt Nam (bao gồm hệ thống/nền tảng tuyển dụng, dịch vụ lưu trữ, phân tích của nhà cung cấp ở nước ngoài). Việc chuyển dữ liệu xuyên biên giới được thực hiện phù hợp với Pháp Luật BVDLCN, bao gồm việc lập và duy trì Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài (TIA), kết hợp lưu trữ dự phòng trong nước theo quy định.

4.3. Xử lý tự động và trí tuệ nhân tạo (AI). Việc xử lý có thể được thực hiện một phần hoặc toàn bộ bằng phương thức tự động, bao gồm việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI), kể cả dịch vụ AI của bên thứ ba, để hỗ trợ tiếp nhận, sàng lọc, phân loại, tóm tắt và đánh giá hồ sơ ứng tuyển, phù hợp mục đích đã công bố và nguyên tắc tối thiểu hóa dữ liệu. Công Ty thông báo cho Ứng Viên về việc xử lý tự động này và giải thích khái quát nguyên tắc hoạt động cũng như ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của Ứng Viên. Việc xử lý tự động không nhằm đưa ra quyết định có ảnh hưởng đáng kể một cách độc lập; mọi quyết định tuyển dụng liên quan đến Ứng Viên đều được con người xem xét trước khi áp dụng. Ứng Viên có quyền yêu cầu sự can thiệp của con người đối với kết quả xử lý tự động có ảnh hưởng đáng kể đến mình, và trong phạm vi Công Ty cung cấp, có quyền không tham gia các hình thức xử lý tự động không bắt buộc. Trường hợp sử dụng dịch vụ AI của bên thứ ba, Công Ty áp dụng biện pháp kiểm soát phù hợp, bao gồm tối thiểu hóa hoặc ẩn danh dữ liệu trong phạm vi khả thi và yêu cầu nhà cung cấp cam kết bảo mật, không sử dụng dữ liệu của Công Ty để huấn luyện mô hình.

Điều 5. Chia sẻ Dữ Liệu Cá Nhân

5.1. Công Ty có thể chia sẻ toàn bộ hoặc một phần Dữ Liệu Cá Nhân với: các bộ phận, công ty liên kết trong/ngoài Việt Nam; Bên Xử lý và nhà cung cấp dịch vụ (hạ tầng, lưu trữ, phân tích, hệ thống/nền tảng quản lý tuyển dụng, ví dụ Trakstar); cố vấn chuyên môn (pháp lý, tài chính); cơ quan nhà nước có thẩm quyền; và bên thứ ba khác khi cần thiết một cách hợp lý (ví dụ nhân sự đã giới thiệu Ứng Viên).

5.2. Trong một số trường hợp, khi Ứng Viên chủ động ứng tuyển qua nền tảng tuyển dụng của bên thứ ba (ví dụ LinkedIn, ITViec, các trang tuyển dụng khác), bên đó có thể thu thập Dữ Liệu Cá Nhân với tư cách Bên Kiểm soát độc lập, tức tự quyết định mục đích xử lý, không theo chỉ đạo của Công Ty. Ứng Viên cần tham khảo thông báo quyền riêng tư của bên đó và liên hệ trực tiếp để thực hiện quyền đối với dữ liệu do bên đó kiểm soát.

Điều 6. Quyền và nghĩa vụ của Ứng Viên

6.1. Ứng Viên có các quyền theo Pháp Luật BVDLCN, bao gồm: quyền được biết; quyền đồng ý/không đồng ý và rút lại sự đồng ý; quyền truy cập, xem, chỉnh sửa; quyền yêu cầu cung cấp dữ liệu; quyền yêu cầu xóa, hạn chế xử lý; quyền phản đối xử lý; quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường, phù hợp với quy định và các giới hạn luật định (bao gồm trường hợp xử lý không cần sự đồng ý).

6.2. Để thực hiện quyền, Ứng Viên gửi yêu cầu tới bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân của Công Ty qua email data-privacy@trustingsocial.com. Công Ty tiếp nhận, xác minh danh tính (vì mục đích bảo mật) và xử lý yêu cầu trong thời hạn theo Pháp Luật BVDLCN và Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của Công Ty.

6.3. Ứng Viên có nghĩa vụ: cung cấp Dữ Liệu Cá Nhân chính xác và cập nhật kịp thời khi thay đổi; bảo đảm đã có sự đồng ý hợp lệ của người liên quan khi cung cấp dữ liệu của họ.

Điều 7. Quyền và nghĩa vụ của Công Ty

7.1. Công Ty tuân thủ Pháp Luật BVDLCN và pháp luật liên quan; áp dụng biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo đảm an ninh, bảo mật Dữ Liệu Cá Nhân; bảo đảm Bên Xử lý/bên thứ ba chịu ràng buộc bởi nghĩa vụ tương đương.

7.2. Công Ty xử lý Dữ Liệu Cá Nhân trong phạm vi cần thiết và phù hợp với Mục Đích, trừ trường hợp pháp luật quy định khác; khi xảy ra sự cố vi phạm, thực hiện biện pháp khắc phục và thông báo cho cơ quan có thẩm quyền và/hoặc chủ thể dữ liệu theo thời hạn luật định.

7.3. Công Ty xóa hoặc trả lại Dữ Liệu Cá Nhân theo yêu cầu hợp pháp của Ứng Viên, trừ trường hợp pháp luật cho phép tiếp tục xử lý hoặc các bên có thỏa thuận khác.

Điều 8. Thời hạn lưu trữ Dữ Liệu Cá Nhân

8.1. Công Ty lưu giữ hồ sơ ứng tuyển, sơ yếu lý lịch và tài liệu chứa Dữ Liệu Cá Nhân trong thời hạn 12 (mười hai) tháng kể từ ngày kết thúc quy trình tuyển dụng cho vị trí Ứng Viên ứng tuyển hoặc lần tương tác gần nhất của Ứng Viên với Công Ty, tùy thời điểm nào muộn hơn, để liên hệ khi có vị trí phù hợp; xóa hoặc hủy an toàn khi hết thời hạn này hoặc khi Ứng Viên yêu cầu, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.

8.2. Đối với Ứng Viên trúng tuyển: Dữ Liệu Cá Nhân được chuyển vào hồ sơ nhân viên và áp dụng thời hạn lưu trữ theo chế độ người lao động của Công Ty.

8.3. Công Ty có thể tiếp tục lưu trữ, xử lý khi cần để giải quyết tranh chấp, khiếu nại, thực hiện hoặc bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của Công Ty, hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Hết thời hạn, Dữ Liệu Cá Nhân được xóa hoặc ẩn danh theo quy trình an toàn.

Điều 9. Cơ sở pháp lý và Sự xác nhận

9.1. Việc xử lý được thực hiện trên các cơ sở pháp lý: (i) để thực hiện các bước tiền hợp đồng và hợp đồng liên quan giữa Công Ty và Ứng Viên; (ii) để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của Công Ty hoặc người khác; (iii) để phòng, chống vi phạm pháp luật; (iv) các trường hợp khác theo quy định pháp luật; hoặc (v) dựa trên sự đồng ý của Ứng Viên. Trường hợp một cơ sở pháp lý không áp dụng, các cơ sở còn lại vẫn tiếp tục có hiệu lực.

9.2. Cơ chế xác nhận. Sau khi xem toàn bộ nội dung Thông Báo, Ứng Viên thực hiện thao tác xác nhận điện tử trên hệ thống/nền tảng tuyển dụng của Công Ty (ví dụ tích chọn ô "Tôi đồng ý"/"Yes"), qua đó xác nhận đã đọc, hiểu, đồng ý và chấp nhận toàn bộ Thông Báo. Thao tác này thể hiện sự đồng ý chủ động, rõ ràng, có giá trị pháp lý và kiểm chứng được; hệ thống ghi nhận danh tính, phiên bản Thông Báo (ngày ban hành), dấu thời gian và nhật ký xác nhận làm bằng chứng. Việc đồng ý là tự nguyện; Ứng Viên có quyền không đồng ý hoặc rút lại đồng ý, và có thể liên hệ data-privacy@trustingsocial.com để được giải đáp trước khi xác nhận.

Điều 10. Điều khoản chung

10.1. Thông Báo này là văn bản độc lập điều chỉnh hoạt động xử lý Dữ Liệu Cá Nhân, không phụ thuộc vào bất kỳ hợp đồng tuyển dụng/lao động nào giữa Công Ty và Ứng Viên.

10.2. Thông Báo này có hiệu lực kể từ ngày 01/07/2026, được công bố tại https://trustingsocial.com/candidate-data-consent-vi, và thay thế phiên bản cập nhật 05/2024 trước đây. Thông Báo có thể được Công Ty cập nhật tại từng thời điểm; phiên bản mới nhất được công bố tại địa chỉ nêu trên và có hiệu lực kể từ thời điểm công bố; sự xác nhận của Ứng Viên áp dụng cho phiên bản hiển thị tại thời điểm xác nhận. Trường hợp pháp luật yêu cầu, Công Ty sẽ thu thập lại sự đồng ý đối với các thay đổi.

10.3. Các thuật ngữ không được định nghĩa tại Thông Báo được hiểu theo Pháp Luật BVDLCN. Nếu bất kỳ điều khoản nào vô hiệu, các điều khoản còn lại vẫn giữ nguyên hiệu lực.

10.4. Thông Báo được giải thích và điều chỉnh theo pháp luật Việt Nam. Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến Thông Báo này sẽ được giải quyết bằng trọng tài tại Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) theo Quy tắc Trọng tài của Trung tâm. Số lượng trọng tài viên là ba. Địa điểm trọng tài là Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Ngôn ngữ trọng tài là tiếng Việt.

10.5. Thông Báo được lập bằng tiếng Việt và tiếng Anh có giá trị ngang nhau. Trường hợp có bất kỳ sự khác biệt hoặc mâu thuẫn nào giữa bản tiếng Việt và bản tiếng Anh, bản tiếng Việt được ưu tiên áp dụng.

10.6. Liên hệ: bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân, email data-privacy@trustingsocial.com.